7 Tips om de baas te worden van je inbox

We E-mailen dag in, dag uit. Voor sommigen onder ons lijkt het werk wel te bestaan uit het checken, schrijven en beantwoorden van e-mails. En toch hebben we nooit geleerd om e-mail effectief te gebruiken. En is het zelfs een last geworden. Het fenomeen dat ons teistert heet e-mail overload. Dit zijn 7 gezonde gewoontes om er mee om te gaan. En weer meester te worden van onze inbox.

1. Bel
Vaak vermijden we om iemand te bellen omdat we denken dat het te veel tijd in beslag gaat nemen. Meestal is dat helemaal niet zo. Als je bijvoorbeeld een tijdstip en plaats wil afspreken met één andere persoon is het vaak efficiënt als je allebei tegelijkertijd je agenda’s checkt. Stuur minder e-mails. Want hoe meer je mailt, hoe meer mails je ook krijgt.

2. Schrijf je uit
Schrijf je uit uit nieuwsbrieven. Als je toch interessante tips via e-mail wil ontvangen, maak dan een apart mailadres aan dat je daarvoor gebruikt. Of maak een filter of “rule” om die nieuwsbrieven automatisch in een andere folder te plaatsen. Zo raken deze mails niet tussen jouw werkmails en leiden ze je niet af.

3. Check je mails in tijdsblokken
Laat je niet verleiden om continu de hele dag door mails te checken. Laat eventueel anderen zelfs weten dat je maar twee keer (of drie keer) per dag je mails checkt. En dat als het dringend is ze jou maar moeten bellen. E-mail is nooit uitgevonden om directe antwoorden te krijgen. Het is een a-synchroon medium. Dat wil zeggen dat je niet meteen hoeft te antwoorden.

4. Zet meldingen af
Je hebt toch geen geluidje of pop-up meer aanstaan? Een melding dat je een nieuwe mail hebt binnengekregen, haalt je uit focus. Het kan een mail zijn om je te vertellen dat je net euromillions hebt gewonnen, maar het kan evengoed spam zijn.

5. Hou het kort
E-mail is niet het medium om uitgebreide verhalen te vertellen. Hou je berichten kort en to the point. En ook al pleit ik voor het minder versturen van mails, toch is het een goed idee om per topic een mail te versturen in plaats van vijf onderwerpen in één mail te combineren. Je hebt meer kans om op elke topic een antwoord te krijgen en het vergemakkelijkt de opvolging.

6. Verwerk je mail
Ik zie heel dikwijls mensen een mail openen en dan weer sluiten, en dan de volgende mail openen en weer sluiten. “E-mails checken” heet dat. Maar het leidt tot chaos en stress. En letterlijk honderden tot duizenden mails in je inbox.
Stop met e-mails te checken. Start met het verwerken van e-mails. Plan twee tot drie momenten per dag in om dat te doen. Verwerken wil zeggen dat je beslissingen neemt. Je kan met een e-mail iets Doen, je kan hem Delegeren, Deleten of Uitstellen (inplannen). E-mails die je wil houden in een archief moeten ook niet in je inbox staan maar in een aparte map.

7. Leef
E-mail is niet de baas over jouw leven. Dat ben je zelf. Jij zit aan het stuur. Een lege inbox zorgt voor rust en ontspanning. Heerlijk!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *